Politica privind protecția datelor cu caracter personal ale candidatelor și candidaților – Politica de confidențialitate

Clauză de informare pentru Candidatele și Candidații la un loc de muncă (Politica de protecție a vieții private)

Prezenta clauză se aplică candidaților care participă la procesele de recrutare desfășurate de SILVERHAND în beneficiul angajatorilor cu sediul în Polonia, Uniunea Europeană sau Spațiul Economic European, inclusiv agențiilor străine de muncă temporară care pun lucrători la dispoziția angajatorilor utilizatori. Forma masculină „candidat” este utilizată exclusiv pentru simplificarea și creșterea lizibilității prezentei clauze. Toate prevederile acesteia se aplică în mod egal candidatelor și candidaților.

1. Operatorul datelor și date de contact

Operatorul datelor cu caracter personal este SILVERHAND Dominik Matczak, ul. Garbary 35/9, 61-868 Poznań, NIP 6222558929, agenție de ocupare a forței de muncă înscrisă în Registrul Național al Agențiilor de Ocupare a Forței de Muncă cu numărul 7822, denumită în continuare „Silverhand” sau „Operatorul”. În chestiuni referitoare la prelucrarea datelor cu caracter personal, Operatorul poate fi contactat: prin e-mail la adresa rodo@silverhand.eu, prin poștă la adresa indicată mai sus sau telefonic la numărul +48 539 601 600.

2. Modelul de recrutare

Silverhand prestează servicii de mediere a muncii. Potențialul angajator poate fi o entitate care angajează candidatul direct sau o agenție de muncă temporară care angajează lucrătorul și îl pune la dispoziția unui angajator utilizator pentru prestarea muncii în beneficiul acestuia. În modelul muncii temporare, angajatorul formal este agenția de muncă temporară, în timp ce angajatorul utilizator este entitatea în beneficiul căreia și sub supravegherea și conducerea căreia munca este efectiv prestată. Agenția de muncă temporară și angajatorul utilizator pot participa la evaluarea candidaturii și la organizarea etapelor ulterioare ale recrutării. După primirea datelor, agenția străină de muncă temporară și angajatorul utilizator acționează, în principiu, în calitate de operatori independenți ai datelor în măsura în care stabilesc în mod independent scopurile și modalitățile prelucrării acestora. Aceștia sunt obligați să transmită candidatului propriile informații privind prelucrarea datelor. În cazul în care, după angajare, agenția de muncă temporară va pune lucrătorul la dispoziția unui alt angajator utilizator sau pentru un alt proiect, prelucrarea și divulgarea ulterioară a datelor se realizează pe răspunderea respectivei agenții și a angajatorului utilizator competent.

3. Scopurile și temeiurile juridice ale prelucrării

Datele cu caracter personal vor fi prelucrate în următoarele scopuri:

• primirea și înregistrarea candidaturii, contactarea candidatului, evaluarea calificărilor, experienței, autorizațiilor, cunoștințelor lingvistice, disponibilității și conformității cu cerințele ofertei selectate;
• prezentarea candidaturii potențialului angajator, inclusiv unei agenții străine de muncă temporară, precum și – în măsura necesară – angajatorului utilizator;
• organizarea interviurilor, testelor profesionale sau lingvistice, pregătirea ofertei de angajare și a documentației aferente plasării în muncă în străinătate;
• confirmarea calificărilor, autorizațiilor profesionale și a dreptului de a începe activitatea în statul de angajare;
• îndeplinirea obligațiilor legale care îi revin Silverhand în calitate de agenție de ocupare a forței de muncă;
• asigurarea securității sistemelor și comunicațiilor, documentarea desfășurării procesului, soluționarea reclamațiilor, prevenirea abuzurilor, precum și stabilirea, exercitarea sau apărarea drepturilor și pretențiilor;
• desfășurarea proceselor de recrutare viitoare – exclusiv după obținerea consimțământului separat și voluntar al candidatului.

Temeiul juridic al prelucrării datelor în cadrul recrutării curente este art. 6 alin. 1 lit. b din RGPD, respectiv efectuarea, la cererea candidatului, a demersurilor necesare în legătură cu prestarea serviciului de mediere a muncii și în vederea încheierii unui contract cu potențialul angajator. În măsura corespunzătoare, temeiul îl constituie și art. 6 alin. 1 lit. c din RGPD, în special în legătură cu obligațiile care decurg din legislația privind piața muncii și serviciile de ocupare a forței de muncă, precum și art. 6 alin. 1 lit. f din RGPD, respectiv interesul legitim al Operatorului, care include securitatea, documentarea procesului, gestionarea reclamațiilor și protecția împotriva pretențiilor. Prelucrarea datelor în scopul recrutărilor viitoare se realizează în temeiul art. 6 alin. 1 lit. a din RGPD, respectiv al consimțământului separat al candidatului. Lipsa acestui consimțământ nu afectează participarea la recrutarea curentă.

4. Domeniul de aplicare al datelor prelucrate

Silverhand poate prelucra în special: numele și prenumele, datele de contact, data nașterii – dacă este necesară, informații privind educația, calificările, experiența profesională, istoricul profesional, cunoștințele lingvistice, autorizațiile și certificatele, permisul de conducere – dacă este necesar pentru postul respectiv, disponibilitatea, așteptările privind angajarea, informații privind disponibilitatea pentru relocare și dreptul de a munci, precum și datele furnizate în cadrul interviurilor de recrutare. În etapa primei candidaturi, Silverhand nu solicită furnizarea numărului PESEL, a numărului contului bancar, a stării civile, a informațiilor despre copii și nici transmiterea unei copii integrale a documentului de identitate. Aceste date pot fi obținute într-o etapă ulterioară exclusiv atunci când acest lucru va fi necesar pentru îndeplinirea unei obligații legale concrete, pregătirea documentației necesare sau încheierea unui contract. Vă rugăm să nu includeți în documentele de candidatură date din categorii speciale, în special informații privind starea de sănătate, dizabilitatea, originea rasială sau etnică, opiniile politice, convingerile religioase sau filozofice, apartenența sindicală, datele genetice sau biometrice, viața sexuală sau orientarea sexuală, dacă acestea nu sunt în mod obiectiv necesare pentru procesul specific. Astfel de date vor fi utilizate în mod activ exclusiv atunci când există un temei juridic corespunzător, în special consimțământul expres separat în temeiul art. 9 alin. 2 lit. a din RGPD sau o obligație prevăzută de lege. Informațiile privind condamnările penale și încălcările legii sunt prelucrate exclusiv atunci când acest lucru este permis de dreptul Uniunii Europene sau de dreptul unui stat membru. Candidatul nu ar trebui să le transmită dacă Silverhand nu l-a informat că acestea sunt necesare pentru postul respectiv.

5. Destinatarii datelor

Datele cu caracter personal pot fi divulgate sau încredințate, exclusiv în măsura necesară:

• persoanelor autorizate de Silverhand să desfășoare recrutarea și să gestioneze procesele aferente candidaților;
• furnizorilor de servicii de găzduire, poștă electronică, sisteme ATS, CRM, HR și servicii informatice, precum și entităților care furnizează servicii juridice, de audit sau de securitate a informațiilor;
• potențialilor angajatori cu sediul în Polonia, UE sau SEE, inclusiv agențiilor străine de muncă temporară;
• angajatorilor utilizatori pentru care candidatul poate presta muncă, în cazul în care transmiterea datelor este necesară pentru evaluarea candidaturii pentru un anumit post, proiect sau perioadă de punere la dispoziție;
• autorităților publice și altor entități autorizate să primească date în temeiul legislației aplicabile.

Datele pot fi transmise angajatorului utilizator direct de către Silverhand sau prin intermediul unei agenții străine de muncă temporară. Domeniul de aplicare al datelor va fi limitat la informațiile necesare pentru evaluarea candidaturii și organizarea procesului. Silverhand nu transmite o singură candidatură unui număr nelimitat sau nedefinit de entități. Fiecare prezentare a candidaturii ar trebui să se refere la o ofertă, un post, un proiect sau un angajator concret, corespunzător calificărilor și preferințelor candidatului.

6. Informații privind agenția de muncă temporară și angajatorul utilizator

În cazul în care denumirea agenției străine de muncă temporară sau a angajatorului utilizator a fost indicată în anunț, formular sau comunicată candidatului în timpul interviului, datele pot fi transmise respectivei entități în cadrul recrutării indicate. În cazul în care identitatea agenției de muncă temporară sau a angajatorului utilizator nu a fost dezvăluită anterior, Silverhand – înainte de transmiterea datelor – va informa candidatul (telefonic) cu privire cel puțin la denumirea entității, țara în care aceasta își are sediul, postul sau tipul proiectului, precum și rolul respectivei entități în procesul de recrutare. Candidatul poate refuza transmiterea datelor către o anumită entitate fără ca acest lucru să afecteze posibilitatea de a participa la alte procese de recrutare.

7. Transferul datelor în afara Spațiului Economic European

Procesele reglementate de prezenta clauză se desfășoară exclusiv în beneficiul angajatorilor și al angajatorilor utilizatori cu sediul în Polonia, Uniunea Europeană sau Spațiul Economic European. În cadrul acestor procese, Silverhand nu transmite candidaturi către angajatori sau angajatori utilizatori cu sediul în afara SEE. În cazul în care utilizarea unui anumit furnizor de instrumente informatice ar implica din punct de vedere tehnic transferul datelor în afara SEE, un astfel de transfer poate avea loc exclusiv în conformitate cu capitolul V din RGPD, în special în baza unei decizii a Comisiei Europene privind caracterul adecvat al nivelului de protecție, a clauzelor contractuale standard sau a unui alt mecanism prevăzut de lege.

8. Perioada de stocare a datelor

Datele referitoare la recrutarea curentă vor fi stocate pe durata desfășurării procesului și, în principiu, pentru o perioadă de până la 24 de luni de la încheierea acestuia, în special în scopul documentării desfășurării recrutării, soluționării reclamațiilor și stabilirii, exercitării sau apărării drepturilor și pretențiilor. În cazul în care candidatul va fi pus la dispoziție pentru muncă sau va fi încheiată documentația necesară, datele vor fi stocate pentru perioada prevăzută de legislația aplicabilă și pentru timpul necesar executării și decontării serviciilor, precum și protejării împotriva pretențiilor. Datele prelucrate în scopul recrutărilor viitoare vor fi stocate timp de 24 de luni de la acordarea consimțământului sau până la retragerea acestuia, dacă aceasta are loc mai devreme. După retragerea consimțământului, datele nu vor mai fi utilizate în scopul recrutărilor viitoare, cu excepția cazului în care există un alt temei juridic pentru continuarea stocării acestora. În cazul apariției unui litigiu, datele pot fi stocate până la soluționarea definitivă a acestuia și executarea hotărârii.

9. Caracterul voluntar al furnizării datelor

Furnizarea datelor este voluntară, însă lipsa datelor necesare pentru evaluarea candidaturii, contactarea candidatului sau pregătirea documentației poate face imposibilă participarea la procesul de recrutare respectiv. Acordarea consimțământului pentru recrutările viitoare este complet voluntară. Lipsa consimțământului sau retragerea ulterioară a acestuia nu produce consecințe negative în cadrul procesului curent.

10. Drepturile candidatului

Candidatul are dreptul la: acces la date și obținerea unei copii a acestora, rectificarea datelor, ștergerea datelor – în cazurile prevăzute de lege, restricționarea prelucrării, portabilitatea datelor – atunci când prelucrarea se realizează în baza consimțământului sau a unui contract și prin mijloace automatizate, opoziția față de prelucrarea bazată pe art. 6 alin. 1 lit. f din RGPD, precum și retragerea consimțământului în orice moment, în măsura în care prelucrarea se bazează pe consimțământ. Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragerea acestuia. Solicitarea ștergerii datelor nu include datele pe care Silverhand trebuie să le prelucreze în continuare în baza unei obligații legale sau în scopul stabilirii, exercitării sau apărării drepturilor și pretențiilor. Pentru exercitarea drepturilor, vă rugăm să contactați Silverhand la adresa rodo@silverhand.eu.

11. Plângerea către autoritatea de supraveghere

În cazul în care candidatul consideră că prelucrarea datelor sale încalcă prevederile legale, acesta are dreptul de a depune o plângere la Președintele Oficiului pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal.

12. Luarea automată a deciziilor

Silverhand nu ia față de candidați decizii care produc efecte juridice sau care îi afectează în mod semnificativ într-un mod similar exclusiv prin mijloace automatizate. Instrumentele informatice pot sprijini organizarea și potrivirea candidaturilor, însă evaluarea finală a candidaturii și decizia privind prezentarea acesteia sunt luate sau aprobate de o persoană.